Uvod

Dejstvo je, da smo Slovenci neučinkoviti. To potrjujejo raziskave. Tako npr. raziskava dr. Pavla Sichlerja trdi, da Slovenija zaostaja kar 23 let za evropskim BDP. Podatki še bolj alarmantno kažejo, da relativno veliko delamo, a smo vendar pri tem izredno neučinkoviti (Sichler, 2012). S tem se strinjajo tudi gospodarstveniki. Aleksander Zalaznik v včerajšnjih Financah trdi, da: »velik del slovenskih proizvodnih in storitvenih podjetij lahko v nekaj letih poveča notranjo učinkovitost za 30 do 50 odstotkov in s tem skoraj podvoji dodano vrednost na zaposlenega, in to brez posebnih vlaganj.« (…)

Razlogov za neučinkovitost Slovencev je verjetno veliko, prav tako je veliko tudi rešitev. V tem blogu bom poskušal osvetliti procesno pismenost in kako le-ta vpliva na učinkovitost poslovanja podjetij.

Kaj je proces?

START—————?——————–CILJ.

Ljudje se ponavadi osredotočimo na začetno stanje (start) in končno stanje (cilj, rezultat), kako do slednjega pridemo (pot) pa zanemarimo. Pot, po kateri pridemo od starta do cilja, se imenuje proces.

Problem otipljivosti rezultatov

Rezultati izvedenih procesov (poti) so lahko bolj ali manj otipljivi.

Kadar je cilj procesa npr. ustvariti izdelek, opravljena storitev, rešena reklamacija … lahko rečemo, da imamo otipljive rezultate. Teh procesov se nekako zavedamo, vendar jih še vedno preslabo poznamo, ne merimo njihovih učinkov in zato ne poznamo njihovih vplivov na poslovno uspešnost. Pri manj otipljivih rezultatih se izvedenih procesov še slabše zavedamo, pravzaprav o procesu praktično ne razmišljamo. Npr. pri procesu pridobivanja idej (brainstormingu …) je rezultat izvedenega procesa določena dobra ideja. Ko jo dobimo, hitro pozabimo, da je ideja rezultat nekega procesa. Vemo le, da smo »hudičevo dobri oz. sposobni«, da smo do te ideje prišli. Slavimo tvorca ideje in mu zavidamo, da to nismo bili mi. Ne razmišljamo pa o procesu, ki je do te ideje pripeljal. Dejstvo je, da je pridobivanje idej proces, na katerega lahko vplivamo, tako da predhodno pripravimo pogoje za generiranje idej in pravilno usmerjamo brainstorminge. Pri uspešnih podjetjih se to kaže v nenehnih inovacijah, ne samo pri idejah, temveč tudi pri ustvarjanju produktov in novih poslovnih modelov.

Ko razmišljam o tem, kaj je proces, ne morem mimo tega, da poudarim še eno zanimivo človeško lastnost, ki je vidna tako v zasebnem kot v poslovnem življenju: »Ko nam gre dobro, odgovornost za to stanje pripisujemo samemu sebi. Ko nam gre slabo, za to krivimo druge.« Zato verjetno marsikdo razmišlja, zakaj bi se sploh ukvarjal z načinom kako priti do dobre ideje, če je vse to odvisno od nas samih (ko imamo dobro idejo) ali od drugih (ko so drugi – zaposleni – popolnoma neinovativni). Vendar ali res mislite, da najbolj inovativna podjetja prepuščajo tovrstne procese naključju?

Delovni postopki in procesi

Zgoraj opisana razlika med bolj ali manj otipljivimi rezultati procesa neposredno vpliva na uporabo besede »proces« v slovenščini. Namreč, ko želimo svojemu sogovorniku povedati, da smo potrebovali veliko časa, da smo npr. »razvili nov produkt« ali »uvajali spremembe v podjetju«, nam sogovornik ponavadi razumavajoče pogleda globoko v oči in skoraj zapoje: » JA, to je pa PROCEEEES.«

Postopek	Proces
enostaven	kompleksen
hiter	dolgotrajen
strukturiran	nestrukturiran
rezultat je predvidljiv in otipljiv	rezultat je nepredvidljiv in neotipljiv
natančno definiran	okvirno definiran
bolj pogosto izvajanje	bolj redko izvajanje
rutinsko delo	miselno delo

Opomba: namen opredelitve postopka in procesa v obliki dihotomije ni toliko v želji po natančnem definiranju in uporabi pojmov, temveč bolj v želji po opredelitvi razumevanja za slovenske uporabnike. Če pa želite vedeti natančne definicije posameznih pojmov, jih najdete pod besedilom. Za tiste, ki spremljate tujo literaturo na tem področju, bi omenil da porobno dihotomijo lahko zasledite v angleško govorečem okolju. Tam to, kar mi razumemo kot postopek razumejo pod besedo »process«, kar pa mi razumemo pod besedo proces, angleško govoreči razumejo pod besedo »case«. Z obema  se ukvarja poslovna disciplina Business process management (BPM), s to razliko, da v primeru ukvarjanja s »case«-i temu rečeju »Dynamic BPM« oz. v novejšem času zasledimo tudi izraz »Advanced case management«.

Kaj to pomeni? Če nekdo omeni besedo »proces« ali gre vedno za niz aktivnosti, ki so zelo zapletene ali vsaj dolgotrajne? Po drugi strani pa postopki, čeprav so opredeljeni podobno kot procesi, delujejo kot enostavni in hitri. Malo za šalo malo zares bi rekel, »da so najbolj enostavni procesi še vedno bolj zahtevni, kot najbolj zapleteni postopki; če pa že ne bolj zahtevni, pa v vsakem primeru bolj dolgotrajni.«

Iz tega sledi, da imamo torej dve vrsti poslovnih procesov:

• procese (razvojne procese), ki so kompleksni in dolgo trajajo:  npr. Proces uvedbe sprememb v delovne postopke, Razvoj novega produkta ali storitve, Razvoj novega informacijskega sistema …

in

• procese (delovne postopke oz. delovne procese), ki omogočajo, da se redno delo kontinuirano opravlja v podjetju: Nabavni proces, Proizvodni proces, Proces reklamacije, Proces novozaposlovanja itd.

Kaj torej pomeni procesna pismenost?

O procesni pismenosti torej govorimo takrat, ko uporabniki vedo kaj in kakšen je proces ter kako izvajanje aktivnosti vpliva na učinkovitost celotnega procesa. Vendar je potrebno upoštevati, da je procesna pismenost za zaposlene drugačna, kot za managerje. Za zaposlene je predvsem potrebno, da so procesno pismeni pri delovnih postopkih oz. delovnih procesih. Drugače je pri managerjih …

Procesna pismenost za managerje

Tako managerji kot zaposleni morajo dobro poznati delovne postopke. Če zaposlene zanima predvsem umeščenost njihove delovne aktivnosti v celotnem delovnem postopku, potem managerje zanima učinkovitost delovnega postopka oz. delovnega procesa. Vendar se managerji v trenutku, ko pričnejo razmišljati kako bi izboljšali delovni postopek, praktično pričnejo ukvarjati s Procesom uvajanja sprememb v delovne postopke. Ta mora biti prav tako ali še bolj učinkovit kot delovni postopek, ki ga izboljšujejo.

Proces uvajanja sprememb

Zgoraj sem zapisal, da beseda »proces« ponazarja dolgotrajnost in kompleksnost. Mislim, da se podjetja ravno zato težje odločajo za aktivnejše ukvarjanje s poslovnimi procesi. Seveda, saj managerji potrebujejo hitre in učinkovite rešitve, ne pa zapletenih in kompleksnih procesov!? Vendar ravno  kompleksnost procesov, ki je le navidezna, zahteva, da jih managerji bolje spoznajo in tudi ozavestijo. Samo tako jih bodo lažje upravljali in dosegli, da bo proces uvajanja sprememb  hitrejši in cenejši  ter bo vključeval zaposlene v iskanje rešitev. Vprašanja, na katera si mora vsak manager pri procesu uvajanja sprememb (pri analizi, načrtovanju sprememb in med samim uvajanjem) odgovoriti, so naslednja:

• Kako hitro lahko uvedemo/smo uvedli  spremembe v poslovanje?
• Kolikšni bodo/so bili  stroški procesa uvajanja sprememb?
• Kako vključiti zaposlene v uvajanje sprememb?/Kako dobro so zaposleni sprejeli spremembe?

Kako do hitrega in kakovostnega uvajanja sprememb?

Dobra novica je tudi to, da se poslovna disciplina upravljanja poslovnih procesov ukvarja s »procesi« in z »delovnimi postopki«. Še bolj pomembno pa je, da metode, tehnike in orodja upravljanja poslovnih procesov omogočajo hitre, glede na trenutne prakse lahko celo rečem zelo hitre, izvedbe projektov za izboljšanje delovnih postopkov.

Višja procesna pismenost, hitrejši proces uvajanja sprememb in učinkovitejši delovni postopki

Menim, da bo že tako hiter čas izvedbe projektov optimizacij poslovnih procesov (procesov in postopkov) v prihodnosti še hitrejši. Bolj se bo »procesna pismenost« v podjetjih zviševala, hitrejše bodo impementacije projektov. Bolj bodo ljudje poznali delovne postopke, bolj bodo razumeli, kako lahko prispevajo k njihovem izboljšanju … Namreč tudi France Prešeren se je moral najprej naučiti brati in pisati, da je lahko kasneje napisal Zdravljico.

Kaj torej lahko storimo, da bodo naša podjetja bolj učinkovita?

Veliko. Najprej moramo spodbuditi procesno pismenost na različnih nivojih v podjetju. Procesna pismenost omogoča, da zaposleni bolje opravljajo svoje delo in da so bolj vključeni v iskanje rešitev. Namreč, tako v podjetju kot v družbi, ni dovolj, da se nenehno ukvarjamo s problemi, ampak moramo usmeriti ljudi v iskanje rešitev … Ko bodo managerji bolje spoznati delovne postopke in procese, jih bodo tudi lažje merili in posledično boljše upravljali. Prav tako pa morajo managerji ozavestiti dejstvo, da je vsako uvajanje sprememb v podjetje tudi PROCES. Kar pomeni, da  ga je prav tako potrebno upravljati, da bo hitrejši in boljši. Za to pa seveda spet potrebujete vključenost zaposlenih v iskanje rešitev … Ne pozabite –  ni potrebno le veliko delati, potrebno je delati prave stvari!!!

Kaj menite:

• Ali so vaši zaposleni procesno pismeni?
• Ali procesna pismenosti vpliva na učinkovitost poslovanja v vašem podjetju?

 

 

 

 

 

Slovar:

procés 1. med seboj povezani pojavi, ki se vrstijo v času po določenih a)naravnih zakonitostih: ali b) družbenih zakonitostih…2. navadno s prilastkom celota del, delovanja za dosego kakega cilja: načrtovati, organizirati, usmerjati proces; delovni, proizvodni proces / izobraževalni, vzgojni proces…postópek oblika načrtnega, premišljenega dela, delovanja, ravnanja ali mišljenja za dosego kakega cilja …. projékt kar določa, kaj se misli narediti in kako naj se to uresniči, načrt: izdelati, predložiti projekt…písmenost znanje branja in pisanja: šola je širila pismenost; odstotek pismenosti / prvo pismenost so sprejeli iz tujine // ekspr. znanje, poznanje česa sploh: politična, prometna pismenost… več na SSKJ

Preberite tudi:

Managerji, ali veste kaj morate vedeti, da se lahko odločite

Ne dosegate zastavljenih ciljev